Warum Datenschutzschulungen Pflicht sind
Die DSGVO erwähnt Schulungen nicht in einem einzelnen Artikel, aber die Pflicht ergibt sich aus mehreren Bestimmungen. Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe b benennt Schulungen als Aufgabe des Datenschutzbeauftragten. Artikel 32 verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, zu denen die Sensibilisierung der Mitarbeitenden gehört.
Artikel 5 Absatz 2 (Rechenschaftspflicht) verpflichtet den Verantwortlichen nachzuweisen, dass die DSGVO eingehalten wird. Ohne geschulte Mitarbeitende ist dieser Nachweis kaum zu führen.
Wer muss geschult werden?
Grundsätzlich alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. In der Praxis betrifft das nahezu jeden Mitarbeiter: von der Personalabteilung über den Vertrieb bis zur IT.
Was eine Datenschutzschulung enthalten sollte
- Grundbegriffe: personenbezogene Daten, Verarbeitung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter
- Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse)
- Betroffenenrechte: Auskunft, Löschung, Berichtigung, Datenübertragbarkeit
- Technische und organisatorische Maßnahmen im Arbeitsalltag
- Erkennung und Meldung von Datenpannen (72-Stunden-Frist nach Art. 33)
- Umgang mit E-Mails, Cloud-Diensten und mobilen Geräten
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, biometrische Daten)
Frequenz
Die DSGVO nennt keine feste Frequenz. Die Datenschutzkonferenz (DSK) und Aufsichtsbehörden empfehlen mindestens jährliche Auffrischungen. Neue Mitarbeitende sollten innerhalb der ersten Wochen geschult werden.
Nachweispflicht
Im Falle einer Datenpanne oder einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde müssen Sie nachweisen können, dass Ihre Mitarbeitenden geschult wurden. Dokumentieren Sie: Datum, Teilnehmer, Inhalte und idealerweise ein Testergebnis.
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